Rechtliches im Blick behalten – eine kompakte Planungshilfe für Oster- und Sommerfahrten.
Während die inhaltliche Planung vieler Ferienfreizeiten bereits läuft, lohnt sich auch ein Blick auf die organisatorischen und rechtlichen Grundlagen. Einige Vorgaben sind verpflichtend – und werden im Alltag schnell übersehen.
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ONLINE-VERANSTALTUNG: Fit für den Ernstfall: Arbeiten mit der Freizeitnotfallmappe
Dienstag, 10. März 2026 | 10 – 12 Uhr
In der Arbeit mit jungen Menschen verlaufen Maßnahmen in der Regel reibungslos. Dennoch kann es vereinzelt zu Krisensituationen kommen. Dabei muss es sich nicht um ein Großereignis wie die Überflutung eines Campingplatzes handeln – auch der Verlust von Reiseunterlagen oder die Verletzung einer teilnehmenden Person kann eine Krisensituation darstellen. Seit 2026 steht hierfür die Freizeitnotfallmappe zur Verfügung. Darin sind zentral alle wichtigen Informationen zu Teilnehmenden, Teamer:innen und zur jeweiligen Reise gebündelt und gesichert. Zudem enthält sie klare Regelungen zu Zuständigkeiten und Abläufen im Krisenfall.
Im Rahmen eines Online-Termins erfolgt eine Einführung in Aufbau und Nutzung der Freizeitnotfallmappe. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Fragen zu klären.
Die Veranstaltung richtet sich an alle Personen, die hauptverantwortlich eine Freizeit- oder Ferien-vor-Ort-Maßnahme planen und durchführen.
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UVV-Prüfung für Busse
Die Unfallverhütungsvorschrift (UVV) schreibt eine regelmäßige Sicherheitsprüfung für gewerblich genutzte Busse vor. Kontrolliert werden unter anderem Bremsen, Beleuchtung und Reifen, um die Betriebssicherheit der Fahrzeuge zu gewährleisten. Die Prüfung erfolgt mindestens einmal jährlich durch eine sachkundige Person und ist in der DGUV Vorschrift 70 geregelt. Ziel ist es, Gefahren frühzeitig zu erkennen und die Sicherheit von Fahrgästen sowie Fahrer:innen zu gewährleisten.
Wichtig: Auch Gemeindebusse unterliegen dieser Regelung. Vor Freizeitbeginn sollte geklärt sein, ob die aktuelle UVV bereits durchgeführt wurde.
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Unterwegs im Ausland – A1-Bescheinigung
Bei Freizeiten innerhalb der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder der Schweiz benötigen Mitarbeitende eine sogenannte A1-Bescheinigung. Sie bestätigt, dass weiterhin die Sozialversicherung des Heimatlandes gilt und verhindert doppelte Beitragszahlungen im Ausland.
Gut zu wissen: erforderlich bei dienstlicher Tätigkeit im Ausland. Beantragung über die Krankenkasse frühzeitig vor Reisebeginn einplanen
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Absicherung für Teilnehmende: Reisesicherungsschein
Ferienfahrten gelten rechtlich meist als Pauschalreisen. Veranstalter sind daher verpflichtet, den Reisepreis über eine Versicherung abzusichern. Der Reisesicherungsschein dient als Nachweis dieser Absicherung. Er garantiert, dass Teilnehmende ihr Geld zurückerhalten, falls eine Reise aufgrund einer Insolvenz des Veranstalters ausfällt.
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Qualifikation zählt – JuLeiCa prüfen
In einigen Gemeinden ist eine gültige JuLeiCa Voraussetzung für Fördermittel. Deshalb empfiehlt sich eine frühzeitige Überprüfung der Gültigkeit vorhandener Karten. Neue Betreuer:innen sollten rechtzeitig zu Schulungen angemeldet werden.
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Schutzkonzepte ernst nehmen – Erweiterte Führungszeugnisse
Aufgrund der intensiven Arbeit mit Schutzbefohlenen müssen Mitarbeitende bei Ferienfahrten ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen. Da die Bearbeitungszeit – besonders vor den Sommerferien – mehr als einen Monat betragen kann, sollte die Beantragung frühzeitig erfolgen.
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Checkliste für die Freizeitplanung
- UVV-Prüfung des Busses aktuell
- A1-Bescheinigung bei Auslandsfahrten beantragt
- Reisesicherungsschein bereitgestellt
- JuLeiCa-Gültigkeit geprüft
- Erweiterte Führungszeugnisse vorhanden
Kontakt im Ev. Jugendreferat für fachliche Rückfragen
Jörn Ruchmann | joern.ruchmann@ekir.de | 01520 3384237
