Evangelisches Jugendreferat
Köln und Region
Kontakt
Vor den Siebenburgen 2
50676 Köln
Tel. 0221 931801-0
juref-koeln(at)ekir.de
Öffnungszeiten
MO – DO: 9 – 14 Uhr
Menu
Hier findet ihr allerhand nützliche Formulare zum Download und zur eigenen Verwendung. Wichtig: Falls ihr hier heruntergeladene Dokumente inhaltlich verändert, können wir nicht mehr für ihre Gültigkeit garantieren.
Falls ihr Fragen habt, meldet euch gerne:
Kontakt:
Mail: leonie.gadow@ekir.de
Fon: 022193180111
Alle PDFs sind “ausfüllbar” das heißt, sie können nach dem Speichern auf dem PC direkt ausgefüllt und dann ausgedruckt werden.
Bitte ladet stets die aktuellen Formulare herunter.
Richtlinien 2025
Importfähige Teilnehmendenliste für das Förderportal
Vorlage Programm Bildungsveranstaltung
Vorlage Programm Mitarbeitendenschulung
Kostenzusammenstellung Excel
Vorlage EA-Pauschale
Vorlage Eigenbeleg
Fahrtkostenvorlage – KM-Pauschale
Sicherungsschein für Pauschalreisen
Die Maßnahmen werden gefördert aus Mitteln der Stadt Köln sowie aus Mitteln des Landes NRW.
Verleihkatalog
Nutzungsberechtigung Bus
Pro Nutzungsberechtigten einmal pro Jahr auszufüllen.
Nutzungsbedinungen Bus
Einverständniserklärung Fotoaufnahmen
Für jede Veranstaltung eine neue Fotoerklärung einfordern.
Selbstverpflichtungserklärung zum Kindeswohl
Leitfaden für Ferienfreizeiten
Im Folgenden gibt es Materialien, Arbeitshilfen, Merkblätter und Grundsatztexte zu den verschiedensten Bereichen der Freizeitenarbeit.
Freizeiten-Tagebuch
Wir haben in unserem Freizeitentagebuch eine Tagesstruktur vorbereitet, die ihr so nutzen könnt oder sie so anwendet, wie es für euch am besten passt. Außerdem findet ihr Arbeitshilfen, Andachten und weitere Materialien.
Anmeldeverfahren Freizeiten
Das Anmeldeverfahren bei Freizeiten haben wir für euch noch einmal hier zusammengefasst.
Sonderurlaub für Ehrenamtliche
Arbeitnehmer*innen, die ehrenamtlich in der Kinder- und Jugendarbeit tätig und älter als 16 Jahre alt sind, können für die ehrenamtliche Tätigkeit, die in Kinder- und nach dem Sonderurlaubsgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen unbezahlten Sonderurlaub bei ihrem Arbeitgeber beantragen.
A1-Bescheinigung
Bei Auslandsaufenthalten (z.B. bei Freizeiten, Studienreisen etc.) müssen alle Arbeitnehmer*innen die sogenannte A1-Bescheinigung (Bestätigung, dass Sozialversicherungsbeiträge in Deutschland entrichtet werden) bei sich führen.
Finanzierung
Die Richtlinien der Evangelischen Jugend in Köln und Umgebung regeln die Vergabe von kommunalen Mitteln der Stadt Köln und Mitteln aus dem Landesjugendplan über das Evangelische Jugendpfarramt als Geschäftsstelle der Evangelischen Jugend in Köln und Umgebung. Bei fristgerechter Anmeldung der Maßnahmen gibt dies den Trägern der Maßnahmen die nötige Planungssicherheit.
Versicherungen
In unserer Landeskirche bestehen Sammelversicherungsverträge mit der Ecclesia. Durch diese Sammelversicherungsverträge sind insbesondere die Bereiche Haftpflicht und Unfall abgedeckt. Darüber hinaus gibt es Rahmenverträge. Als Letztes gibt es noch Individualverträge, die Risiken abdecken, die nicht durch Sammelversicherungsverträge oder Rahmenverträge abgesichert sind.
In der Ev. Kirche im Rheinland (EKiR) besteht im Rahmen des Sammelversicherungsvertrages zur Haftpflicht-Versicherung weltweit Versicherungsschutz für Freizeitmaßnahmen. Für Teilnehmende einer „kirchlichen Reise“ besteht ebenso weltweit Unfall-Versicherungsschutz. Diese sind nicht gesondert zu beantragen.
Ausführliche Informationen dazu gibt es unter ecclesia.de
Reisepreissicherung
Der Sicherungsschein – zur Weitergabe an die Reisenden – ist im Portal der EKiR abrufbar
Erste Hilfe
Grundsätzlich kann es auf Freizeiten immer wieder zu Gefahrensituationen kommen. Um diesen Situationen vorzubeugen oder sie im Ernstfall möglichst organisiert und professionell zu lösen gilt generell: Die Leiter*innen der Maßnahme und mehrere Teamer (wir empfehlen 2/3 des Freizeitteams) sollten im Besitz eines gültigen Erste-Hilfe-Scheins sein (auch ein/e Leiter*in kann Hilfe brauchen oder ist gerade nicht vor Ort).
Recht
Das gemeinsame Freizeitvergnügen unterwegs soll von Anfang an reibungslos organisiert und der Aufenthalt zum vollen Erfolg werden. Gut, wenn man weiß, was rechtlich zu bedenken ist.
Freizeitpass digital
Der FREIZEITPASS digital ist ein Projekt der Arbeitsgemeinschaft der Evangelischen Jugend in Deutschland e.V. (aej) und des Evangelischen Jugendwerk in Württemberg (EJW). Neben einigen festen Bausteinen können durch Auswahl einzelne Passagen und vorgegebene Textbausteine zu einem FREIZEITPASS zusammengestellt werden. Die Sorgeberechtigten teilen durch den FREIZEITPASS wichtige Informationen zum gesundheitlichen Wohl ihres Kindes den Verantwortlichen der Freizeit und Jugendreise mit.
Wichtig zu wissen: Die Lizenz für bis zu 10 selbst zusammengestellte Pässen für verschiedene Veranstaltungen im Jahr kostet 37,- € jährlich (inkl. USt.).
Krisen- und Notfallmanagement
Um in einer solchen speziellen Ausnahmesituation sowohl als Freizeitteam als auch Veranstalter verantwortungsvoll handeln zu können, ist eine gute Vorbereitung und das Erstellen eines Notfallplans für Krisensituationen in der Gemeinde und im Kirchenkreis unerlässlich. Dieser gibt die notwendigen Informationen, eine Übersicht über Abläufe und gewährleistet damit ein schnelles und konstruktives Handeln im Notfall. Ebenso müssen verantwortliche Personen sowohl beim Träger (Gemeinde), als auch im Kirchenkreis rund um die Uhr erreichbar sein.
Ausführliche Informationen zum Krisenmangement gibt es auch hier:
Evaluation
Um zu erfahren, ob eine Arbeit die beabsichtigten Ziele erreicht hat, ob ein Projekt den Erwartungen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer entsprochen hat und auch ob die eingesetzten Methoden während des Treffens angemessen ausgewählt wurden setzt man die Instrumentarien einer Evaluation ein.
Reisewarnungen
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